Data Loader Service – nowy sposób na import danych do Dynamics CRM Online

W każdym wdrożeniu systemu CRM spotykamy się z koniecznością migracji danych. Albo jest to migracja danych z zewnętrznych systemów, albo z istniejących baz, albo z plików płaskich. Dynamics CRM daje mnóstwo możliwości na przeprowadzenie dobrej migracji danych, w tym:

  • Najprostsza operacja importu z pojedynczego pliku XLS danych „płaskich” dotyczących jednego obiektu
  • Import danych dotyczących kilku obiektów, ale wciąż zgromadzonych w pliku XLS
  • Import danych z plików XML, albo innych typów plików płaskich
  • Import danych złożonych z zewnętrznych systemów poprzez CRM SDK (web services)
  • Import danych złożonych z zewnętrznych systemów poprzez pakiety SSIS
  • Import danych złożonych z zewnętrznych systemów za pomocą gotowych szyn danych, albo narzędzi (Scribe, Dynamics Connector, Riva)
  • Cykliczna integracja danych złożonych w jedną, albo w dwie strony

Wszystkie metody poza pierwszymi dwoma z listy wyżej wymagają znajomości programowania. W tym poście zajmiemy się importem danych (nawet złożonych) do Dynamics CRM, który można wykonać bez konieczności programowania i znajomości CRM SDK / API. Oczywiście możemy pewne proste dane importować za pomocą wbudowanego mechanizmu importu w CRM 2011-2015, ale co jeśli chcemy importować dane ze sobą powiązane? To będzie możliwe dzięki całkowicie nowemu narzędziu wprowadzonemu w Dynamics CRM 2016 (Fall’15) – Data Loader Service.

Po co nowe narzędzie do importu danych?

Dynamics CRM od wersji 4.0 posiada wbudowany prosty mechanizm importu danych z odpowiednio przygotowanych plików Excel. Zaletą tego mechanizmu jest to, że jest ono dostępne wraz z systemem i jest bardzo proste w użyciu. Do wad należą przede wszystkich niewielkie możliwości konfiguracyjne oraz fakt, że o ewentualnych błędach dowiadujemy się dopiero po przeprowadzeniu procesu migracji. Efektem tego może być sytuacja, w której tylko część danych zostaje zaimportowana prawidłowo, co docelowo może prowadzić do niespójności danych w środowisku produkcyjnym.
Potrzebny jest mechanizm, który pozwoli planować i uruchamiać importy wielu obiektów na raz i w jakiś sposób opakowywać importy w koncepcyjne transakcje, tj. np. mieć możliwość wycofania zmian, jeśli coś się nie powiedzie. Takim narzędziem jest właśnie Data Loader Service.

Data Loader Service

Użytkownicy systemu CRM 2016 w wersji Online będą mogli niedługo skorzystać z nowego narzędzia. Data Loader Service udostępniany jest na razie tylko w wersji Preview (na tej samej zasadzie, co CRM App for Outlook opisany tutaj). Oznaczenie aplikacji, jako „Preview” wiąże się z faktem, że aktualnie Microsoft nie ponosi odpowiedzialności za błędy w działaniu oraz potencjalne szkody wynikające z użycia tego narzędzia.

dataloader01

 

Data Loader Service dodaje sporo nowych funkcjonalności i znacznie rozszerza możliwości importu danych wykonywanego „bez programowania” i bez konieczności poznawania CRM SDK. Przede wszystkim Data Loader Service dostępny jest jako komponent Dynamics CRM i dla klientów posiadających subskrypcję CRM Online jest bezpłatny.
Funkcje, które sprawiają, że jest Data Loader Service jest warty rozważenia przy okazji planowania importu i aktualizacji danych do systemu Dynamics CRM Online to:

  • Przetrzymywanie danych w szyfrowanej bazie tymczasowej (staging), które za pomocą SDK trafiają do systemu, dzięki czemu nie ma ryzyka związanego ze „zgubieniem danych” w trakcie importu.
  • Baza StagingDB pozwala dodatkowo na wykrycie oraz eliminację błędów importu przed rozpoczęciem faktycznego importu danych na środowisko produkcyjne
  • Wparcie dla importu danych do wielu obiektów (encji) w ramach jednego projektu. Data Loader Service sam zdecyduje w jakiej kolejności importować obiekty
  • Możliwość tworzenia oraz zapisywania projektów importu danych zawierających mapowania oraz reguły związane z danym procesem importu. Możliwość wielokrotnego, powtarzalnego użycia zapisanego w ten sposób projektu
  • Wsparcie dla tworzenia i aktualizacji rekordów w ramach pojedynczego projektu importu
  • Zrównoleglenie procesu importu oraz gwarantowana przez Microsoft większa przepustowość przesyłu danych dla narzędzia. Operacja importu danych nie jest już uzależniona od wydajności CRM Async Service
  • Wsparcie dla nowych funkcjonalności wprowadzonych w CRM 2016, tj. Upserts i Alternate Keys (alternatywnych kluczy głównych)
  • Narzędzie oparte na plikach Excel pozwalające na analizę oraz korektę błędów danych wejściowych:


dataloader02

Do braków narzędzia w pierwszej wersji należą:

  • Brak wsparcia relacji N:N
  • Brak możliwości wywołania operacji w narzędziu bezpośrednio z kodu
  • Brak wsparcia dla list marketingowych

Czy Data Loader Service pozwoli na dowolną migrację danych?

Data Loader sprawdzi się głównie w prostszych scenariuszach importu danych złożonych, dla których główną przyczyną uniemożliwiającą użycie pudełkowych narzędzi była kiepska wydajność. Natomiast w przypadku mechanizmów, w których ważniejsza od wydajności oraz łatwości użycia jest logika oraz reguły biznesowe rządzące procesem importu, w dalszym ciągu będziemy używać własnych aplikacji lub dedykowanych platform integracyjnych.

CRM App for Outlook, czyli zmyłkowa nazwa dodatku CRM dla Outlook Online

W najnowszej wersji Dynamics CRM – dla CRM Online to 2015 Update 1, kodowo nazywany “Carina” – Microsoft wprowadził komponent nazwany tajemniczo CRM App for Outlook. Nazwa tej aplikacji mogłaby sugerować, że to nowy klient CRM dla Outlook do zainstalowania na komputerach użytkowników. Ale nic bardziej mylnego! CRM App for Outlook to dodatek oferujący długo oczekiwaną funkcjonalność dostępu do CRM (w tym śledzenie emaili) bezpośrednio z poczty web’owej , a więc z Outlook’a online (kiedyś nazywanego Outlook Web Access, a teraz po prostu Outlook z Office 365).

Żeby lepiej zrozumieć, czemu Microsoft nazwał tę od dawna oczekiwaną funkcjonalność w ten sposób, przyda się rozbicie nazwy na części pierwsze. Mamy więc:

  • CRM – czyli po prostu komponent dający dostęp do Dynamics CRM
  • App – w polskim Office 365 to „dodatek”. Ta część nazwy oznacza dodatek online doinstalowywany do instancji Exchange Online przez administratorów usług Office 365
  • for Outlook – to najbardziej myląca część, bo chodzi o Outlook Online, a nie Outlook instalowany na komputerze

Mamy więc „aplikację CRM instalowaną na Exchange Online i pozwalającą na śledzenie emaili bezpośrednio z Outlook Online”.

Jak zatem zacząć śledzić emaile w Dynamics CRM bezpośrednio z Outlook Online (albo ładniej z Outlook Web Access)?

Aby umożliwić użytkownikom śledzenie wiadomości email w CRM bezpośrednio z Outlook Online będziemy potrzebować wykonać kilka kroków. Najpierw upewnij się, że w Twojej organizacji włączona jest synchronizacja po stronie serwera (ang. Server-side synchronization) pomiędzy Twoim CRM i Exchange. Jeśli tak jest, to wykonaj poniższe kroki, aby użyć CRM App for Outlook:

  1. Administrator usługi Office 365 musi doinstalować dodatek CRM App for Outlook. W tym celu należy z poziomu panelu administracyjnego Office 365 przejść do ustawień Exchange i wybrać „Dodatki”:
    CRM App for Outlook
  2. Na liście dodatków Exchange wybieramy:
    CRM App for Outlook
  3. W katalogu dodatków do Office 365 wyszukujemy Microsoft Dynamics CRM for Outlook i wybieramy odpowiedni dodatek:
    CRM App for Outlook
  4. Dodajemy dodatek do naszej instancji Exchange Online i Dynamics CRM Online:
    CRM App for Outlook
  5. Przechodzimy z powrotem do listy zainstalowanych dodatków do Office 365 i edytujemy nowy dodatek Dynamics CRM – wybieramy, czy dodatek ma być domyślnie włączony i dostępny dla wszystkich:
    CRM App for OutlookWAŻNE – Jeśli nie wybierzemy opcji „Obowiązkowy, zawsze włączony. (…)”, każdy użytkownik będzie musiał sam dodać sobie dodatek CRM do swojego Outlook Online
  6. Po włączeniu dodatku przechodzimy do CRM i tam włączamy opcję wykorzystywania nowych funkcjonalności Dynamics CRM, do których należy dostęp z Outlook Online. W tym celu przechodzimy do Ustawień Systemowych naszego CRM’a i wybieramy zakładkę Funkcje zapoznawcze (ang. previews). Tam zgadzamy się na postanowienia licencyjne i włączamy świadomie dostęp do nowej aplikacji CRM App for Outlook:
    CRM App for Outlook

Po ukończeniu powyższych kroków możemy w pełni cieszyć się nową funkcjonalnością dodatku CRM w naszym Outlook Online. Do dyspozycji mamy kilka przydatnych operacji, m.in. śledzenie emaili przychodzących, automatyczne tworzenie rekordów, wyszukiwanie rekordów w CRM, czy dostęp do historii danej osoby w CRM bezpośrednio z okienka odczytu wiadomości email.

Ponieważ aktualnie funkcjonalność CRM App for Outlook dostępna jest w pełnej krasie w amerykańskich centrach danych CRM Online, poniżej pokazuje zrzuty ekranu z amerykańskiego środowiska demo:

CRM App for Outlook

Bank of Queensland stracił 10 milionów dolarów na nieudanym wdrożeniu Salesforce CRM

Salesforce i partnerzy Salesforce od dawna wprowadzają w błąd Klientów, że Salesforce posiada centra danych w… no właśnie gdzie? w zasadzie w każdym miejscu, w jakim Klient akurat potrzebuje :). A jak jest prawda? Salesforce jeszcze do grudnia 2014 nie miał nawet jednego centrum danych w Europie, a cały czas nie ma centrum danych w Australii. To stawia pod znakiem zapytania spełnienie wymogów Unii Europejskiej określonych w Dyrektywie Unii Europejskiej o Ochronie Danych. Teoretycznie spełniony jest tzw. Safe Harbor, ale… w życiu bywa różnie.

Sprawdził to na własnej skórze Bank of Queensland – wiodący australijski bank, który zdecydował się na wdrożenie Salesforce CRM w 2011 roku. Wdrożenie miało zakończyć się w 2013 i wtedy pojawiały się już notki pasowe o „bliskim zakończeniu projektu”. Jak się okazało to bliskie zakończenie nie było poparte opinią tegoż banku. Samo wdrożenie przedłużyło się o ponad rok. Ale to nie koniec problemów.

Wtedy okazało się również, że mimo stałych obietnic Salesforce nie był jednak w stanie przenieść danych klientów banku do Australii. Bank zareagował prawidłowo, ale ryzykownie – zrezygnował z wdrożenia Salesforce CRM i odpisał stratę w wysokości 10 000 000 dolarów!!!

Aktualnie Bank of Queensland po 3 latach wdrożenia, które skończyło się spektakularną porażką, wrócił do systemu, który planował zastąpić Salesforce CRM’em i poszukuje nowego rozwiązania.

Wnioski:

1) Nadal nie wszystkie wdrożenia CRM się udają

2) Niezły jest budżet, jaki ten bank miał na wdrożenie CRM. A i tak się nie udało…

Aplikacje mobilne i integracje – część 3, czyli niespodzianka od Microsoft’u

    Wiem, wiem. Część 3 serii o nowościach w Dynamics CRM 2015 miała być poświęcona nowościom w automatyzacji i procesach biznesowych. Ale pozwalam sobie zmienić tę kolejność, bo oto Microsoft zrobił wczoraj (25.11 polskiego czasu) niezłą niespodziankę Klientom – na Apple Store pojawiła się aplikacja mobilna opatrzona numerkiem 2.0.25. To oficjalnie oznacza, że Dynamics CRM 2015 już tu jest! :)

    ipad2

    CO NOWEGO W MOBILNYM CRM 2015?

    Oooo, dużo :). Na szczególną uwagę zasługują kolejne funkcje, na które czekał rynek. I tak, podsumowując najważniejsze nowości:

    • obsługa wielu języków, w tym języka polskiego

      ipad_start2

    • praca offline poprzez tzw. rekordy robocze (drafts). Od CRM 2015 użytkownicy mogą dodawać notatki ze spotkań i nowe rekordy także bez dostępu do internetu! Aplikacja CRM na tablecie sama wykryje brak połączenia i pozwoli tworzyć rekordy także w trybie offline. Dane zostaną zsynchronizowane z serwerem po podłączeniu do sieci
    • możliwość przeglądania danych w wielu pulpitach menadżerskich (dashboard’ach). W aplikacjach CRM 2015 na tabletach nie trzeba już oglądać jedynie „Sales Dashboard”, ale możemy korzystać z wielu innych zdefiniowanych pulpitów – wystarczy, że dany pulpit oznaczymy jako dostępny na tabletach:

      ipad_dashboards
    • kafelki nawigacyjne na głównej stronie – w CRM 2015 kafelki znane z formatki np. Konta są teraz dostępne ze strony startowej. Dodatkowo można tak skonfigurować stronę startową, żeby zawsze pokazywała po lewej stronie nasze ulubione obiekty:

      ipad_tiles
    • przeglądanie zasobów sieciowych i iframe’ów na tablecie. W Dynamics CRM 2015 Microsoft wprowadził tzw. Preview Feature – funkcję, która pozwala obsługiwać na tabletach zasoby sieciowe (web resources) i oglądać ane wyświetlane w iframe’ach. Wystarczy, że administrator na to zezwoli:

      ipad_preview

    Jak widzicie, aplikacja CRM 2015 na tablety doczekała się wielu nowych funkcjonalności, na które czekali Klienci. Najważniejsza z nich to dostęp offline – na razie prosty i ograniczony do tworzenia rekordów, ale już pozwala dodawać dane do CRM np. w samolocie. Dodatkowo CRM na tabletach wreszcie doczekał się obsługi 40 języków.
    Dynamics CRM 2015 for tablets umożliwia podłączenie się do serwerów Dynamics CRM 2013 lub 2015.

Nowości w Dynamics CRM 2015, część 2 „Funkcjonalności dla użytkowników”

Nadszedł czas na obiecany kolejny odcinek serii o nowościach w Microsoft Dynamics CRM 2015. Tym razem opiszę nowe funkcjonalności dla użytkowników końcowych, czyli to co widać „na zewnątrz”. Ponownie, jest to subiektywny zbiór nowych funkcjonalności, a poniższa lista nie pokrywa wszystkich nowości.

2. NOWE FUNKCJONALNOŚCI DLA UŻYTKOWNIKÓW KOŃCOWYCH

  • znacznie rozbudowany Katalog Produktów. CRM 2015 umożliwia definiowanie złożonej taksonomii produktów, budowania rodzin produktów, hierarchii produktów podobnych oraz daje możliwość definiowania właściwości dynamicznych dla produktów:

    product_properties

    W szczególności możliwe będzie zdefiniowanie parametrów charakteryzujących Grupy Produktów, które będą wypełniane na poziomie samych produktów należących do danej Grupy (np. dodatkowy parametr „rozmiar”):

    product_override

  •  

  • możliwość definiowania zasad cross-sell i up-sell poprzez łączenie produktów relacjami. W przypadku konfiguracji kilku produktów w grupie cross-sell, CRM 2015 będzie podpowiadał dodanie odpowiedniego produktu powiązanego z tym już dodanym:

    product_crosssell

  •  

  • możliwość graficznego definiowania hierarchii między obiektami, np. firmami i kontaktami. W CRM 2015 Microsoft dodał długo wyczekiwaną funkcjonalność wizualizacji powiązań między obiektami. Szczególnie przydatna będzie ta funkcjonalność w przypadku obsługiwania grup firm (albo grup klienckich):
    hierarchy
     

  • znacznie więcej możliwości konfiguracji warunków SLA (Service Level Agreement) w module umów serwisowych. CRM 2015 będzie pozwalał na definiowanie osobnych KPI dla standardowych umów SLA i rozszerzonych umów SLA. Dodatkowo będzie można zdefiniować statusy, dla których czas będzie się automatycznie zatrzymywał (poza zdefiniowanymi świętami itd):

    sla
  •  

  • pulpit agenta umożliwiający integrację w jednym miejscu wielu okienek, w tym także okienek z innych systemów (Unified Service Desk). USD umożliwia zgromadzenie w jednym oknie funkcjonalności CRM, Lync oraz systemów legacy, a także przy odpowiednim oprogramowaniu umożliwi wpisywanie danych raz, a zapisywanie je w kilku miejscach na raz. To funkcjonalność bardzo przydatna m.in. w call center:

    usd

  •  

  • panel współpracy marketingu i sprzedaży (Sales Collaboration Panel) – w przypadku integracji z Microsoft Dynamics Marketing pracownicy działów sprzedaży uzyskają w CRM wgląd w kampanie marketingowe przedstawiane kontekstowo na Kliencie / Kontakcie w postaci graficznej:
    panel

  • ulepszony edytor emaili (nawet bez użycia Microsoft Dynamics Marketing)
  •  

  • możliwość definiowania cenników dla terytoriów sprzedażowych
  •  

  • odzwierciedlenie cyklu życia produktu (tzn. możliwość publikacji produktów, pracy z produktami roboczymi, cofania produktów i ograniczania widoczności produktów datami
  •  

  • synchronizacja załączników do spotkań w Outlook
  •  

Poza wyżej wymienionymi ogromnymi zmianami Microsoft wprowadził w Dynamics CRM 2015 ulepszoną integrację z Microsoft Social Listening, znacznie bliższą integrację z Microsoft Dynamics Marketing, całkowitą zmianę modelowania procesów biznesowych oraz mnóstwo ulepszeń w aplikacjach mobilnych na tablety i telefony. Te zmiany opiszę w kolejnych odcinkach tej serii.

Dynamics CRM 2015 / Fall 14 release – część 1 opisu nowych funkcjonalności (czyli coś wielkiego nadeszło)

Ponieważ Microsoft zdjął już z nas, MVP, umowę o poufności (NDA) i prawdopodobnie w tym tygodniu odkryje największe atuty nowej wersji CRM podczas Convergence 2014 EMEA w Barcelonie, mogę wreszcie opublikować post zapowiadany ponad miesiąc temu… :)

Otóż, wielkimi krokami nadchodzi Microsoft Dynamics CRM 2015 (kodowo zwany „Vega” dla CRM i „Hydra” dla Dynamics Social Listening). Nowa wersja przynosi bardzo, bardzo dużo nowości zarówno w samym CRM’ie, jak i funkcjonalności Marketingu i Obsługi Klienta.

Z okazji ukazania się nowej wersji postanowiłem napisać serię postów o nowościach w Dynamics CRM 2015, a ten post stanowi Część 1 i jest poświęcony nowościom w Platformie i Dostosowaniach.
Całą serię postów podzieliłem subiektywnie na 4 części:

  1. Platforma i dostosowania
  2. Funkcjonalności dla użytkowników końcowych (sprzedaż, marketing, obsług klienta)
  3. Automatyzacja i procesy biznesowe
  4. Mobilność i integracje

SPOSÓB INSTALACJI DYNAMICS CRM 2015:
Nowa wersja, czyli Dynamics CRM 2015, będzie dostarczona do Klientów jako tzw. Fall 14 Release, a więc zestaw dodatków instalowanych na istniejących serwerach. W przypadku CRM Online migracja odbędzie się oczywiście automatycznie, a w przypadku CRM On-Premise będzie można doinstalować funkcjonalności poprzez Service Pack.
Nowi Klienci będą mogli zainstalować od razu CRM 2015 poprzez tzw. slip stream setup.

 

NAJWAŻNIEJSZE NOWE FUNKCJE (SUBIEKTYWNIE WYBRANE):

1. PLATFORMA I DOSTOSOWANIA:

  • długo oczekiwana funkcja pól kalkulowanych, a więc możliwość wyliczania wartości pól na podstawie innych pól, łącznie z warunkowaniem wyników (if… then…) i predefniowanymi funkcjami

calculatedfields

 

  • nowe mechanizmy uprawnień oparte o strukturę organizacyjną firmy, dzięki którym można będzie zdefiniować uprawnienia do obiektów „z boku” do istniejących mechanizmów (role zabezpieczeń, zespoły i poziomy dostępu). Takie podejście pozwoli na odzwierciedlenie struktury macierzowej i od dawna upragnioną możliwość ustawienia uprawnień w stylu „Widzę wszystko to, co moi podwładni”:

hierarchy

hierarchy2

 

  • wyszukiwanie rekordów wielu typów z jednego miejsca; w CRM 2015 będzie można wyszukiwać za pomocą tzw. Quick Find rekordy wielu typów, czyli wpisując jednorazowo zapytanie będziemy mogli odnaleźć zarówno firmy, jak i kontakty, jak i dowolny obiekt spełniający kryteria wyszukiwania
  • search

  • znacznie usprawniony Katalog Produktów. W CRM 2015 będzie można definiować taksonomię produktów, łączyć produkty w grupy i hierarchie, definiować powiązania do produktów w rodzaju „cross-sell”, „up-sell” oraz definiować zupełnie nowy sposób przydzielania cen podczas dodawania produktów do Szans Sprzedaży
  • Reguły Biznesowe uruchamiane po stronie serwera. Tak ulubiona przez wszystkich funkcjonalność definiowania prostych reguł biznesowych dostępnych na formatkach CRM od CRM 2015 będzie dostępna także po stronie serwera. To znaczy, że zamiast pisać proste pluginy będzie można zdefiniować logikę do uruchomienia po stronie serwera, klikając!!!
  • obsługa Procesów Biznesowych z poziomu skryptów JScript, a więc możliwość dostawania się do aktualnego procesu na danym rekordzie bezpośrednio przez JScript SDK. Wśród operacji wspierane są np. „Przejdź do następnego kroku”, „Zmień proces” itd.
  • zabezpieczenia pól systemowych (field level security), a więc możliwość definiowania ukrywania / blokowania edycji także na polach systemowych
  • synchronizacja Zadań z Outlook do CRM i usprawniona synchronizacja Terminów łącznie z załącznikami z Outlook do CRM
  • możliwość blokowania synchronizacji do CRM spotkań i zadań z Outlook oznaczonych jako „Prywatne” w Outlooku
  • nowe, usprawnione Wyszukiwanie Zaawansowane
  • zagnieżdzone formatki tworzenia nowych rekordów pozwalające na utworzeniu nowego rekordu powiązanego z aktualnym rekordem bezpośrednio z pola wyszukiwania typu lookup. Oczywiście teraz też mamy taką funkcjonalność, ale poprzez otwarcie nowego okna dla nowego rekordu i wyboru tego nowego rekordu w polu lookup. Od teraz można będzie utworzyć nowy rekord i po kliknięciu „Zapisz” CRM automatycznie wróci do okienka rekordu nadrzędnego
  • nowy Kreator Konfiguracji dla klienta CRM w Outlook

 

W poście o Platformie warto też wspomnieć o zakończonym wsparciu w Dynamics CRM 2015 dla następujących produktów:

  • Windows Server 2008 / 2008 R2
  • SQL Server 2008 / 2008 R2
  • Office 2007
  • Internet Explorer 8 i Internet Explorer 9

Już za kilka dni opublikuję Część 2 serii poświęconą nowościom w funkcjonalnościach Dynamics CRM 2015 dla użytkowników końcowych.