Wrzesień 17, 2009 - autor: Kuba Skałbania
Synchronizacja między CRM Outlook działa nie tylko w przypadku wykorzystania klienta offline CRM dla Outlook. Taka synchronizacja pozwala na oglądanie i edycję danych CRM bezpośrednio w Outlook’u. Często pojawiają się pytania, co i jak się synchronizuje. Poniżej znajduje się tabelka podsumowująca typy danych, które synchronizują się między klientem online CRM dla Outlook i CRM oraz sposób mapowania tych danych:
| Typ obiektu w CRM |
Typ obiektu w Outlook |
| Termin |
Spotkanie |
| Zadanie |
Zadanie |
| Telefon |
Zadanie |
| Faks |
Zadanie |
| List |
Zadanie |
| Email |
Email |
| Kontakt |
Kontakt |
Kolejny krok to ustalenie co dzieje się z tymi rekordami w obu systemach w przypadku edycji i usuwania. W przypadku edycji sytuacja wygląda dość prosto, gorzej jest z kasowaniem rekordów
. I tak:
| Gdzie edytowany? |
Co dzieje się w Outlook? |
Co dzieje się w CRM? |
| Outlook |
Dane zmienione na żywo |
Dane zmienione na żywo |
| CRM |
Dane zmienią się dopiero po synchronizacji |
Dane zmienione na żywo |
Sytuacja komplikuje się i wygląda dość ciekawie w przypadku kasowania spotkań. Otóż, spotkania zachowują się inaczej w zależności od tego, w jakim są statusie, skąd je usuwamy i czy jesteśmy ich organiztorami… Czyli w jednej tabelce
:
| Rodzaj spotkania |
Gdzie kasowane |
Co się dzieje w Outlook |
Co się dzieje w CRM |
| Spotkanie planowane |
Kasowane w Outlook |
Usunięte z Outlook |
Usunięte z CRM tylko jeśli usuwane w Outlook przez organizatora.
Pozostaje w CRM, jeśli usuwane w Outlook przez uczestnika |
| Spotkanie planowane |
Kasowane w CRM |
Usunięte w Outlook dla wszystkich użytkowników (po synchronizacji), jeśli data spotkania jest w przyszłości |
Usunięte z CRM dla wszystkich uczestników |
| Spotkanie ukończone |
Kasowane w Outlook |
Usunięte w Outlook dla danego uczestnika |
Pozostaje w CRM niezmienione |
| Spotkanie ukończone |
Kasowane w CRM |
Pozostaje w Outlook u wszystkich uczestników |
Usunięte z CRM |
Mam nadzieję, że powyższa lista przyda Wam się podczas pracy z systemem. Warto pamiętać, co dzieje się z rekordami, żeby uniknąć pytań „dlaczego ciągle mam spotkanie, skoro je usuwałam/em?” albo „co z moim zadaniem?”
Ostatnie komentarze