Synchronizacja między CRM Outlook działa nie tylko w przypadku wykorzystania klienta offline CRM dla Outlook. Taka synchronizacja pozwala na oglądanie i edycję danych CRM bezpośrednio w Outlook’u. Często pojawiają się pytania, co i jak się synchronizuje. Poniżej znajduje się tabelka podsumowująca typy danych, które synchronizują się między klientem online CRM dla Outlook i CRM oraz sposób mapowania tych danych:

Typ obiektu w CRM Typ obiektu w Outlook
Termin Spotkanie
Zadanie Zadanie
Telefon Zadanie
Faks Zadanie
List Zadanie
Email Email
Kontakt Kontakt

Kolejny krok to ustalenie co dzieje się z tymi rekordami w obu systemach w przypadku edycji i usuwania. W przypadku edycji sytuacja wygląda dość prosto, gorzej jest z kasowaniem rekordów :). I tak:

Gdzie edytowany? Co dzieje się w Outlook? Co dzieje się w CRM?
Outlook Dane zmienione na żywo Dane zmienione na żywo
CRM Dane zmienią się dopiero po synchronizacji Dane zmienione na żywo

Sytuacja komplikuje się i wygląda dość ciekawie w przypadku kasowania spotkań. Otóż, spotkania zachowują się inaczej w zależności od tego, w jakim są statusie, skąd je usuwamy i czy jesteśmy ich organiztorami… Czyli w jednej tabelce :):

Rodzaj spotkania Gdzie kasowane Co się dzieje w Outlook Co się dzieje w CRM
Spotkanie planowane Kasowane w Outlook Usunięte z Outlook Usunięte z CRM tylko jeśli usuwane w Outlook przez organizatora.

Pozostaje w CRM, jeśli usuwane w Outlook przez uczestnika
Spotkanie planowane Kasowane w CRM Usunięte w Outlook dla wszystkich użytkowników (po synchronizacji), jeśli data spotkania jest w przyszłości Usunięte z CRM dla wszystkich uczestników
Spotkanie ukończone Kasowane w Outlook Usunięte w Outlook dla danego uczestnika Pozostaje w CRM niezmienione
Spotkanie ukończone Kasowane w CRM Pozostaje w Outlook u wszystkich uczestników Usunięte z CRM

Mam nadzieję, że powyższa lista przyda Wam się podczas pracy z systemem. Warto pamiętać, co dzieje się z rekordami, żeby uniknąć pytań „dlaczego ciągle mam spotkanie, skoro je usuwałam/em?” albo „co z moim zadaniem?” 🙂