Podczas importu organizacji Import Organization Wizard’em (uruchamia się go z “Deployment Manager’a”) przenoszone zostają wszystkie dane zgromadzone w naszym systemie CRM. Jednym z kroków importu jest mapowanie użytkowników. Po co mapować użytowników nie muszę mówić – wyobraźcie sobie sytuację, że właścicielem 1000 zadań w poprzednim środowisku był użytkownik, którego nie ma w nowej domenie – już wiadomo po co mapować . Mapować można na kilka sposobów – kreator oferuje też możliwość auto-mapowania. I ten post jest właśnie omówieniem tych sposobów , które jak się okazuje wprowadziły w błąd niejednego administratora. Poniżej lista możliwych wyborów i ich wyjaśnienie:

Opcja 1 – Active Directory account name
Kreator zmapuje użytkowników na podstawie nazw kont w AD. Lepiej więc, żeby nazwy się zgadzały

Opcja 2 – Microsoft Dynamics CRM full name to Active Directory full name
Nazwy kont w ogóle nie muszą się zgadzać pomiędzy domenami. Wystarczy, że kreator będzie w stanie zmapować pełne nazwy użytowników w CRM to pełnych nazw w AD.

Opcja 3 – Prefix
Najdziwniejsza opcja – kreator zmapuje PO KOLEI użytkowników do JUŻ ISTNIEJĄCYCH w nowym środowisku kont o odpowiednio wybranej nazwie (np. “uzytkownik_”) i automatycznie inkrementowanym sufiksie. Jeśli więc chcemy, żeby właściciele rekordów np. Ala i Jaś zmienili się w “uzytkownik_01″ i “uzytkownik_02″, to wybierzmy tę opję. Wybranie tej opcji nie spowoduje, że kreator stworzy konta użytkowników w AD!

Opcja 4 – Use existing mapping file
ta opcja pozwoli nam użyć wcześniej stworzonego pliku XML z odpowiednimi mapowaniami użytkowników

Ważne:
1. Import Organization Wizard nigdy nie tworzy kont w Active Directory. Narzędzie pozwala jedynie mapować stare konta do nowych

2. Jeśli któreś konto nie da się automatycznie zmapować, nie ma strachu – kreator w następnym kroku pokaże błąd i da nam możliwość zmapowania pozostałych użytkowników.

Miłego przenoszenia!

1. Aby móc zmenić interfejs, musimy najpierw wyeksportować plik SiteMap. W tym celu z menu “Ustawienia“, wybieramy “Dostosowywanie” i “Eksportowanie dostosowań“:

2. Z listy wybieramy “Mapa witryny” i klikamy “Eksportowanie wybranych dostosowań”:

Microsoft Dynamics CRM - SiteMap

3. Wyeksportowany plik rozpakowujemy i otwieramy XML w edytorze. Teraz w miejscu, w którym chcemy dodać link (musi być w elemencie “Group“), wstawiamy odpowiedni element typu SubArea z URL do zewnętrznej strony. W pokazywanym przypadku, wstawiam link w module “Marketing”, tuż pod linkiem “Potencjalni klienci”:

<Group Id=”MA”>
          …
          <SubArea Id=”nav_leads” Entity=”lead” DescriptionResourceId=”Lead_SubArea_Description” />
          <SubArea Id=”Custom_SubArea” Url=”http://www.crmblog.pl“>
            <Titles>
              <Title LCID=”1045″ Title=”Polski tytuł”/>
              <Title LCID=”1033″ Title=”English title”/>
            </Titles>
          </SubArea>
…

4. Zapisujemy plik XML i importujemy go z powrotem do systemu, za pomocą “Importowania dostosowań”, analogicznie do mechanizmu eksportu.

5. Kiedy odświeżymy aplikację, możemy zobaczyć link do strony w wybranym przez nas miejscu:

Microsoft Dynamics CRM - SiteMap link

Załóżmy, że mamy plik CSV rozdzielony średnikami (ważne do zapamiętania na później ). Bez żadnego problemu możemy go oczywiście zaimportować, używając standardowego mechanizmu importu. Problem (ciekawostka) pojawia się, kiedy chcemy sobie utworzyć nowe mapowanie danych dla konkretnego pliku.
Idąc standardowymi krokami, wybieramy z menu “Narzędzia” -> “Importuj dane”. W kreatorze importu wybieramy plik z danymi źródłowymi. Ten plik może być w jednym z czterech formatów:

W kolejnym kroku możemy wybrać typ rekordu docelowego i istniejące mapowanie. Jeśli nie mamy odpowiedniego mapowania, możemy zdecydować się na utworzenie nowego:

Ciekawie robi się, kiedy w okienku nowego mapowania przejdziemy do atrybutów i klikniemy guzik “Załaduj przykładowe dane”:

Kiedy załadujemy nasz plik źródłowy, który jest rozdzielany średnikami, zdziwimy się, że wszystkie kolumny są zmapowane do jednej:

Dlaczego tak się dzieje? Ano dlatego, że funkcja ładująca przykładowe dane zawsze oczekuje danych rozdzielonych przecinkami! Moim zdaniem jest to niedociągnięcie, bo i w tym miejscu mogliśmy mieć wybór rodzaju “znaku rozdzielającego” podobnie jak przy imporcie, który wcześniej rozpoczęliśmy.

Druga dziwna rzecz z ładowaniem przykładowych danych podczas tworzenia mapowania to fakt, że musimy ręcznie ograniczyć wielkość pliku, który chcemy użyć jako przykład. CRM zamiast załadować tylko nagłówki kolumn i np. pierwszy wiersz, próbuje zawsze ładować cały plik, co często kończy się błędem.

Pamiętajcie więc, że ładowanie przykładowych danych potrzebuje małego pliku rozdzielonego przecinkami niezależnie od tego, że import możemy zrobić swobodnie z pliku, w którym dane rozdzielone są np. tabulatorem…