W najnowszej wersji Dynamics CRM – dla CRM Online to 2015 Update 1, kodowo nazywany “Carina” – Microsoft wprowadził komponent nazwany tajemniczo CRM App for Outlook. Nazwa tej aplikacji mogłaby sugerować, że to nowy klient CRM dla Outlook do zainstalowania na komputerach użytkowników. Ale nic bardziej mylnego! CRM App for Outlook to dodatek oferujący długo oczekiwaną funkcjonalność dostępu do CRM (w tym śledzenie emaili) bezpośrednio z poczty web’owej , a więc z Outlook’a online (kiedyś nazywanego Outlook Web Access, a teraz po prostu Outlook z Office 365).
Żeby lepiej zrozumieć, czemu Microsoft nazwał tę od dawna oczekiwaną funkcjonalność w ten sposób, przyda się rozbicie nazwy na części pierwsze. Mamy więc:
- CRM – czyli po prostu komponent dający dostęp do Dynamics CRM
- App – w polskim Office 365 to „dodatek”. Ta część nazwy oznacza dodatek online doinstalowywany do instancji Exchange Online przez administratorów usług Office 365
- for Outlook – to najbardziej myląca część, bo chodzi o Outlook Online, a nie Outlook instalowany na komputerze
Mamy więc „aplikację CRM instalowaną na Exchange Online i pozwalającą na śledzenie emaili bezpośrednio z Outlook Online”.
Jak zatem zacząć śledzić emaile w Dynamics CRM bezpośrednio z Outlook Online (albo ładniej z Outlook Web Access)?
Aby umożliwić użytkownikom śledzenie wiadomości email w CRM bezpośrednio z Outlook Online będziemy potrzebować wykonać kilka kroków. Najpierw upewnij się, że w Twojej organizacji włączona jest synchronizacja po stronie serwera (ang. Server-side synchronization) pomiędzy Twoim CRM i Exchange. Jeśli tak jest, to wykonaj poniższe kroki, aby użyć CRM App for Outlook:
- Administrator usługi Office 365 musi doinstalować dodatek CRM App for Outlook. W tym celu należy z poziomu panelu administracyjnego Office 365 przejść do ustawień Exchange i wybrać „Dodatki”:
- Na liście dodatków Exchange wybieramy:
- W katalogu dodatków do Office 365 wyszukujemy Microsoft Dynamics CRM for Outlook i wybieramy odpowiedni dodatek:
- Dodajemy dodatek do naszej instancji Exchange Online i Dynamics CRM Online:
- Przechodzimy z powrotem do listy zainstalowanych dodatków do Office 365 i edytujemy nowy dodatek Dynamics CRM – wybieramy, czy dodatek ma być domyślnie włączony i dostępny dla wszystkich:
WAŻNE – Jeśli nie wybierzemy opcji „Obowiązkowy, zawsze włączony. (…)”, każdy użytkownik będzie musiał sam dodać sobie dodatek CRM do swojego Outlook Online - Po włączeniu dodatku przechodzimy do CRM i tam włączamy opcję wykorzystywania nowych funkcjonalności Dynamics CRM, do których należy dostęp z Outlook Online. W tym celu przechodzimy do Ustawień Systemowych naszego CRM’a i wybieramy zakładkę Funkcje zapoznawcze (ang. previews). Tam zgadzamy się na postanowienia licencyjne i włączamy świadomie dostęp do nowej aplikacji CRM App for Outlook:
Po ukończeniu powyższych kroków możemy w pełni cieszyć się nową funkcjonalnością dodatku CRM w naszym Outlook Online. Do dyspozycji mamy kilka przydatnych operacji, m.in. śledzenie emaili przychodzących, automatyczne tworzenie rekordów, wyszukiwanie rekordów w CRM, czy dostęp do historii danej osoby w CRM bezpośrednio z okienka odczytu wiadomości email.
Ponieważ aktualnie funkcjonalność CRM App for Outlook dostępna jest w pełnej krasie w amerykańskich centrach danych CRM Online, poniżej pokazuje zrzuty ekranu z amerykańskiego środowiska demo:
Polski blog o Microsoft Dynamics 365 