Cele w CRM, a własność encji w Dynamics 365

Ten post jest trochę nietypowy, bo jest wskazówką i pewną odpowiedzią na notoryczny problem z tym, na jakich encjach można tworzyć cele w Microsoft Dynamics 365.

Trochę o celach w Microsoft Dynamics 365

Zarządzanie celami to jedna z funkcjonalności Dynamics 365 obecna w Dynamics CRM od wersji 2011. Niektórzy ją kochają ze względu na elastyczność i łatwość tworzenia celów dla użytkowników CRM, a także za łatwość prezentacji danych o postępie i celach. Inni nienawidzą za to, że każdy cel musi mieć właściciela i jest tylko na dany okres fiskalny, a w kolejnych trzeba tworzyć cele od nowa i za każdym razem osobno dla każdego użytkownika / zespołu.

Jeśli ktoś chce używać celów, to ma do dyspozycji całkiem dobry mechanizm (o ile akceptuje trudność w ergonomii dla tworzenia celów od nowa co okres fiskalny) składający się z następujących komponentów:

  • Metryka Celu (Goal Metric):
    Obiekt pozwalający na wybór typu celu oraz danych, które chcemy śledzić (np. czy to będzie cel liczbowy, czy kwotowy i jaki typ danych będzie liczony do postępu i realizacji celów)
  • Cel (Goal):
    Cel to jak sama nazwa wskazuje właściwy cel, który obowiązkowo składa się z Nazwy, Metryki Celu, Właściciela Celu (i jego managera) oraz przede wszystkim z Okresu Obrachunkowego, dla którego ma być liczony. Cel zawiera dane o oczekiwanej (docelowej) liczbie lub kwocie, a także może zawierać Cele Podrzędne, jeśli chcemy liczyć cele dla zespołów.
  • Zapytanie Zestawienia (Rollup Query):
    Zapytanie Zestawienia umożliwia szczegółowy wybór rekordów, które mają być zaliczane do Celu. Przykładem może być sytuacja, w której Celem jest uzyskanie 100 000 PLN przychodu w wystawionych fakturach (Metryka Celu), ale dodatkowo chcemy, żeby były to faktury na konkretny rodzaj usługi (Zapytanie Zestawienia).

Mojej encji nie mam na liście Celów, czyli haczyk z własnością encji…

Wiadomo, że cele w Dynamics 365 mogą obejmować nie tylko dane sprzedażowe, ale dowolne inne dane z różnych encji, które dają się sumować lub liczyć (pod warunkiem, że Metryka Celu jest jednym z dwóch typów – Liczba, albo Kwota). Łącznie z tym, że możemy tworzyć Cele (Goals), Metryki Celów (Goal Metrics) i Zapytania Zestawienia (Rollup Queries) dla encji stworzonych przez nas (encji dostosowanych / Custom Entities).

Jednak jest jeden bardzo ważny punkt – teoretycznie wszystkie (w tym custom) encje mogą być przedmiotem dla Celu. Czy naprawdę? Wystarczy chwilę się zastanowić (i nie zapomnieć podczas wdrożenia), że Cele mają Właścicieli i obejmują rekordy, które mają właścicieli. Dlatego też Cele mogą być w praktyce tworzone tylko dla encji, które mają Własność ustawioną na „Użytkownik lub zespół”, a nie na „Organizacja”!!!

Screen Shot 2017-05-08 at 17.10.36

Implikacje w prawdziwym życiu

Czemu to jest takie ważne? Ano dlatego, że ta przypadłość celów wymaga odpowiedniego planowania nowych obiektów w kontekście ich właśności w systemie. Nie da się przecież zmienić typu Własności już po utworzeniu encji. A co dopiero, kiedy encja jest w pełni dostosowana, a my zaimportujemy już dane z zewnętrznego systemu… Wtedy możemy się nieźle zdziwić, kiedy obiecamy Klientowi np. zarządzanie celami na wystawione faktury, albo na liczbę zamówień i stworzymy encję, której Własność ustawiona będzie na „Organizacja”. A przecież w przypadku takich obiektów jak Faktura takie ustawienie właśnie ma największy sens. Chcemy przecież zapewnić w systemie w prosty sposób – albo ktoś widzi faktury z ERP, albo nie. Nie zastanawiamy się i na pewno nie chcemy dodatkowo ustawiać właścicieli dla każdej zaimportowanej faktury i konfigurować ról zabezpieczeń w taki sposób, żeby użytkownicy mogli widzieć tylko konkretne faktury.

Podobnie ma się sytuacja z wieloma innymi encjami utworzonymi na wdrożeniach – chcemy albo widzieć stan magazynowy (kiedy tworzymy sobie encję na te potrzeby), albo nie. Chcemy albo pozwolić użytkownikom widzieć wejścia na stronę (kiedy tworzymy encję na te potrzeby), albo nie. Nie ma przecież sensu, żeby takie obiekty miały właścicieli – po prostu użytkownicy albo je widzą, albo nie.

Podsumowując – cele w Microsoft Dynamics 365 można ustawiać na wielu encjach, w tym encjach własnych. Jednak nie da się używać mechanizmu Celów na encjach, które właściwość Własność mają ustawioną jako „Organizacja”. Dodajcie sobie powyższy punkt do listy podczas planowania nowych encji :).

Reklamy

Skomentuj

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

Logo WordPress.com

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Wyloguj / Zmień )

Zdjęcie z Twittera

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Wyloguj / Zmień )

Zdjęcie na Facebooku

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Wyloguj / Zmień )

Zdjęcie na Google+

Komentujesz korzystając z konta Google+. Wyloguj / Zmień )

Connecting to %s