Nowe limity licencji Team Member w Dynamics 365 October’18 Release

Niby to tajne, a jednak nie ;). Microsoft już dawno opublikował dokument Business Applications October’18 Release Notes, ale w tym dokumencie nie ma ani słowa o ogromnych zmianach w licencjach Team Member. Później nagle pojawił się czyjś tweet i Microsoft częściowo opublikował plany partnerom. Można więc uznać, że nie ma już NDA na informacje o zmianach, które będą miały miejsce w nowej wersji Dynamics 365 w kontekście tych często używanych licencji.

Cele zmian w licencji Team Member wg Microsoft

Jako cel wprowadzenia ogromnych zmian w licencji Team Member Microsoft podał zapobieganie używania Team Member’ów jako licencji dających dostęp do „całego zbudowanego rozwiązania”. Dlatego, że zbyt często licencje te były używane jako tzw. platform access, a więc używane przez Klientów do budowania własnych (custom) rozwiązań na Dynamics 365 i w rezultacie posiadania tylko kilku użytkowników z pełnymi licencjami i wielu (często nawet setek/tysięcy) licencji Team Member. I można byłoby się tu z Microsoft’em zgodzić, gdyby nie fakt, że Microsoft, ogłaszając licencję Team Member dwa lata temu, sam chwalił ją jako umożliwiającą dostęp do całej platformy Dynamics 365, również do aplikacji własnych zbudowanych na tej platformie. I zestawiał ją z poprzednią licencją Limited w porównaniu:

„Team Member license gives much more permissions and access than the previous Limited license.”

„Microsoft Dynamics 365 for Team Members provides the right to access custom-built applications built with the use of custom entities.”

I teraz:

„The Team Members subscription does not provide access to custom applications beyond designated scenarios (…)”

Jak widać, plany się zmieniły… Chciałoby się powiedzieć „uroki chmury”…

Najważniejsze zmiany w licencji Team Member

Przed wylistowaniem zmian pamiętajmy o jednej, ważnej sprawie – licencje Team Member nadal dają dostęp do odczytu danych z całej platformy Dynamics 365!

Do najważniejszych zmian wchodzących w życie w październiku 2018 należy usunięcie z licencji Team Member praw do edycji firm (Accounts). Dodatkowo od teraz :

• licencje Team Member mogą być używane tylko „w ramach konkretnego scenariusza biznesowego” („through designated scenarios„). Czyli co? Czyli w skrócie uprawnienia większe niż odczyt nie mogą wychodzić poza konkretną aplikację (Sales, Customer Service i konkretną własną aplikację)
• jeśli aplikacja zbudowana dla konkretnego scenariusza daje dostęp użytkownikom do więcej niż 15 encji własnych (custom entities), to licencja Team Member nie może być użyta
• powyższe w praktyce oznacza tyle, że Microsoft wprowadził limit 15 encji własnych, do których dostęp mogą mieć użytkownicy z licencją Team Member. Po słynnym tweecie pojawiło się wiele nieprawdziwych plotek, że Microsoft wprowadził limit 15 encji własnych do całego rozwiązania – nie o to chodzi. Limit ten oznacza, że jeśli użytkownik ma mieć licencję Team Member, to w danym scenariuszu / aplikacji (np. aplikacja do zarządzania wydarzeniami) nie może być więcej niż 15 encji własnych. Co z encjami słownikowymi? No właśnie…
• licencje Team Member nie dają już pełnych uprawnień do zarządzania bazą wiedzy (artykułami KB)
• licencje Team Member nie dają dostępu, nawet tylko-do-odczytu, do Asystenta Relacji. To oznacza, że użytkownik z licencją Team Member nie może korzystać z kart analitycznych (embedded intelligence i Relationship Assistant)

Do czego więc używać licencji Team Member?

W skrócie? Jeśli użytkownicy potrzebują dostępu tylko-do-odczytu do całego Dynamics 365, albo aplikacji własnych (które nie udają funkcjonalności wbudowanej) ograniczonych do 15 encji własnych.

Pozostałe uprawnienia, które daje licencja Team Member w Dynamics 365 Customer Engagement:

• pełny dostęp do Kontaktów, Działań i Notatek
• dostęp do odczytu każdy kanałem (web, mobile, Outlook)
• dostęp do Widoków Osobistych
• dodawanie Konta (Account) i Kontaktu (Contact) do List marketingowych
• pisanie i edycja Postów (Post)
• używanie elementu z Kolejki (Queue Item), do której użytkownik ma dostęp
• zarządzanie Połączeniami (Connection) na Kontach i Kontaktach
• zarządzanie Sprawami (Case) poprzez portal pracownika (Self-service Portal)
• funkcjonalność Mail Merge
• eksport do Excel
• rejestracja Czasu (Timesheet) i Wydatków (Expenses) w Usłudze Zarządzania Projektami (Project Service Automation)
• aktualizacja Zadań (Task) w Usłudze Zarządzania Projektami (Project Service Automation)

Dodatkowo licencja Team Member daje konkretne uprawnienia związane z zarządzaniem własnym profilem i możliwością zarządzania profilami podwładnych i kandydatów w module Unified Operations, ale to jest blog o CRM’ie, a nie ERP’ie, więc nie będę się zagłębiał w szczegóły tych uprawnień.

Skutki zmian dla Klientów

Na szczęście Klienci, którzy posiadali licencje Team Member zakupione przed 1 października 2018 mogą używać tych licencji nadal w stopniu i według uprawnień z poprzedniego (aktualnego) modelu licencyjnego  aż do kolejnego przedłużenia, albo do 30 czerwca 2023 (w zależności od tego, która data nastąpi wcześniej).

Nowi Klienci? Oczywiście, nadal najważniejszy cel licencji Team Member, a więc dostęp tylko-do-odczytu do wszystkich danych z Dynamics 365, pozostaje spełniony i użytkownicy potrzebujący takiego dostępu bez problemu mogą nadal kupować Team Member’y. Podobnie, jeśli Klienci będą chcieli wykorzystywać w Dynamics 365 konkretny scenariusz i uda się im (nam, partnerom) zmieścić w limicie 15 encji własnych (custom), nadal mogą używać uroków licencji Team Member.

A w pozostałych przypadkach, kiedy można było wykorzystać legalnie Dynamics 365 jako platformę do budowy ogromnych aplikacji dla tysięcy użytkowników (np. w sektorze ubezpieczeniowym i we wszystkich scenariuszach, w których występuje sieć sprzedaży)? Cóż, już nie można.

To teraz tabu – „oni” i „my”, czyli SFDC vs my

Aż żal mi to pisać, ale muszę, bo ten blog nigdy nie był tubą marketingową, tylko realnym źródłem wiedzy. Wraz z powyższymi zmianami w licencjonowaniu Team Member Microsoft… dał Salesforce’owi za darmochę kolejne oręże w walce z partnerami i Klientami Dynamics 365. Czemu? Bo Salesforce swoje licencje limitowane utrzymuje, a do tej pory „nasz” Team Member zjadał na śniadanie Salesforce’owy Lightning Platform Starter i ceną, i możliwościami. Teraz za to, „my” mamy limit 15 encji, „oni” 10, ale „oni” mają pełny dostęp do Kont (Account), a my nie… I tym samym ci „oni”, ta innowacyjna firma na „S” ma, kurde, licencje podobne do naszych Team Member’ów po prostu taniej. Dzięki, Microsoft!